In de afgelopen editie bleek een onevenredige verdeling van het aantal bezoekers op de beursvloer gedurende de dag. Veel professionals bleken de eerste uren van de beursdagen te verkiezen boven de latere uren. Om tot een betere verspreiding van het aantal bezoekers gedurende de gehele beurstijd te bereiken, voert de beursorganisatie een late bird programma in.
Vooropgesteld, de beursorganisatie kan dit niet alleen. Beursbezoekers die geen aanleiding zien om eerder huis- of bedrijfwaarts te gaan, zullen alsnog niet op een later moment komen of blijven. In welke zin dan ook, zullen zij zichtbaar ‘verleid’ moeten worden om niet voor de file thuis te willen zijn. Denk daarbij aan presentaties (noviteit, nieuwe website), relatie-ontmoetingen (recepties, relatiebijeenkomst), klantcontacten (ondertekening contract, ontvangst of uitreiking prijs), etc.
De beursorganisatie ondersteunt het late bird programma op de volgende wijzen:
- Er komt een uitgelichte agenda, waarin alleen activiteiten van deelnemers worden opgenomen die vanaf 14.00 uur plaatsvinden.
- Vanaf 14.30 uur zijn de lezingenzalen op de beursvloer beschikbaar voor het organiseren van activiteiten buiten de eigen stand. Op voorwaarde van beschikbaarheid.
- Deelnemers die in de evenementenruimte een activiteit organiseren, dat tot na 14.00 uur duurt, worden in de agenda opgenomen.
De beursorganisatie communiceert deze agenda met de bezoekers en voorgeregistreerden:
- In een aparte benadering van het Late bird programma op de website van de vakbeurs. Op een opvallende plaats ter stimulering, zoals in een popup in de agenda van de vakbeurs.
- Als een apart bericht tijdens de bezoekerscommunicatie.
Op maandag 1 juni wordt naar alle voorgeregistreerde en belangstellende professionals een aparte mail toegestuurd om hen te wijzen op het Late bird programma. Zowel op dinsdag, woensdag als donderdag.
