KarmacM&R biedt een oplossing voor bedrijven die op zoek zijn naar een partner voor extern archiefbeheer. Wij beheren archieven in één van onze archiefopslagruimten. Deze organisatie heeft meerdere archiefruimten die voldoen aan alle eisen die de archiefwet eraan stelt. Graag helpen wij om een archief op een veilige en gestructureerde manier te beheren en daarbij op de beheerskosten te gaan besparen.
Statisch archiefbeheer is een methode om het archief extern op te slaan, dat zelden nodig is of gebruikt wordt, maar wel bewaard moet of wil worden. Externe archiefopslag is voor die documenten meestal een oplossing. De archieven worden zorgvuldig bewaard. Daarnaast staan archieven niet meer in de weg of kan de kostbare ruimte voor andere doeleinden gebruikt worden. Na het verstrijken van de bewaartermijn(en) kunnen de stukken door KarmacM&R professioneel vernietigd worden.
Semi statisch beheer is vooral geschikt om dossiers op te slaan, die niet dagelijks gebruikt worden. Echter moeten deze dossiers wel snel geraadpleegd kunnen worden.
Bijvoorbeeld diverse ziekenhuizen maken van deze optie gebruik. KarmacM&R heeft voor dit type archieven een uitgebreide archiefopslag locatie beschikbaar. In deze ruimte zijn dossiers net zo toegankelijk als intern gewend is. Daarnaast kan het archief snel opgezocht en aangevraagd worden via het Opvraagservice web portal. Een opvraag kan al binnen één uur digitaal aangeleverd worden als dat noodzakelijk is. Er wordt zo geprofiteerd van alle voordelen van externe opslag, zonder de dagelijkse zorg en beheerskosten in huis.
Bij dynamisch archiefbeheer wordt KarmacM&R het verlengstuk van een organisatie, een externe afdeling binnen de bedrijfsvoering. Documentatie die dagelijks nodig is binnen een dynamisch archief kan bij deze organisatie geplaatst worden. Een archief wordt tot op dossierniveau beheerd, waardoor er snel toegang is tot de juiste documenten. Met Scanning on Demand zijn dossiers vaak sneller dan voorheen en in hoge kwaliteit digitaal toegankelijk. Een opvraag kan bij spoed al binnen één uur geleverd worden. Dit is vaak sneller dan wat intern mogelijk is. Ook de fysieke dossiers kunnen vanwege de zeer centrale ligging van de locaties van deze organisatie in Nederland snel en betrouwbaar bezorgd worden.
