Bij Chrono Scholen, een onderwijsinstelling met meerdere locaties en diverse leveranciers, is het beheren van contracten een complexe taak geworden. Voorheen werden contracten verspreid over Excel-bestanden, e-mails en gedeelde mappen beheerd. Dit leidde tot een gebrek aan overzicht en tal van fouten, zoals gemiste deadlines en dubbele betalingen.
Met een groeiend aantal contracten voor lesmateriaal, it-oplossingen en schoonmaakdiensten, werd de noodzaak voor een beter systeem steeds duidelijker. Medewerker financiën en huisvesting, Monique van de Heide, merkte dat het gebruik van Excel en gedeelde agenda’s niet voldeed. “We verloren grip op onze contracten,” zegt ze.
Deze versnipperde informatie resulteerde in een aantal ongewenstheden, zoals onvoldoende overzicht van actieve contracten en verplichtingen, veel tijd naar het zoeken naar contracten, terwijl contracten stilzwijgend werden verlengd door het ontbreken van automatische herinneringen. Om deze problemen aan te pakken, schakelde Chrono Scholen over op FAMAS, een software voor contractbeheer.
