Digitalisering maakt informatie sneller toegankelijk, vermindert de afhankelijkheid van papier en zorgt voor overzicht en continuïteit in werkprocessen. Fysieke archieven nemen ruimte in, zijn kwetsbaar voor beschadiging en maken het terugvinden van documenten tijdrovend. Door informatie digitaal vast te leggen ontstaat grip op een groot aantal gegevens, kunnen dossiers eenvoudig worden geraadpleegd en sluiten processen beter aan op een digitaliserende werkomgeving.
Karmac ondersteunt organisaties bij het omzetten van papieren archieven naar gestructureerde digitale bestanden. Hierbij wordt niet alleen gescand, maar worden bestanden verrijkt met metadata zodat ze snel vindbaar en veilig toegankelijk zijn. Het digitaliseringsproces omvat het zorgvuldig voorbereiden, scannen, indexeren en voorzien van relevante zoekvelden, met aandacht voor bewaartermijnen, AVG-conforme verwerking en aansluiting op bestaande informatiesystemen zoals documentmanagementsystemen.
De dienstverlening strekt zich uit over uiteenlopende digitale oplossingen, passend bij verschillende informatiebehoeften binnen organisaties. Zo wordt postverwerking verzorgd, waarbij inkomende post wordt gedigitaliseerd, mails binnengehaald worden. Vervolgens worden de gescande poststukken en inkomende mails geregistreerd en elektronisch aangeleverd om interne processen te versnellen. Grootformaat scanning maakt grote documenten zoals tekeningen of technische archiefstukken digitaal toegankelijk. Ook dossierscanning zet papieren dossiers om in doorzoekbare digitale bestanden, terwijl de digitalisering van personeelsdossiers wordt uitgevoerd met oog voor wettelijke eisen en correcte documentstructuur.
Door deze diensten ontstaat een betrouwbare, overzichtelijke digitale omgeving waarin papier geen vaste rol meer speelt in de dagelijkse workflow. Digitale dossiers zijn veilig, actueel en ondersteunen medewerkers bij efficiënter werken. Met deze aanpak wordt door Karmac een gestructureerde basis voor informatiebeheer gecreëerd die aansluit op moderne eisen van organisaties in uiteenlopende sectoren.
