Een personeelsdossier is meer dan een verzameling documenten over een medewerker. Werkgevers zijn verplicht om deze dossiers zorgvuldig samen te stellen en te beheren volgens de wet. Belangrijke regels zijn vastgelegd in onder meer de wet op de identificatieplicht, het burgerlijk wetboek en de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
In elk personeelsdossier moeten minimaal een kopie van het identiteitsbewijs, de arbeidsovereenkomst en een arbeidsvoorwaarden aanwezig zijn. Ook documenten over functioneren en ontwikkeling mogen worden toegevoegd. Gegevens over gezondheid, religie, politieke voorkeur of lidmaatschap van een vakbond horen er nadrukkelijk niet in: die vallen onder de privacywetgeving.
Daarnaast geldt het recht op inzage: medewerkers mogen hun dossier bekijken en onjuistheden laten corrigeren. Werkgevers moeten een duidelijk bewaarbeleid hebben, persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. De AVG stelt strenge eisen aan de beveiliging. Zowel papieren als digitale dossiers moeten goed beschermd zijn tegen onbevoegde toegang.
Een goed ingericht personeelsdossier voorkomt juridische risico’s, ondersteunt HR-processen en waarborgt de privacy van medewerkers.
