Het Rijksmuseum Amsterdam heeft de afgelopen jaren stappen gezet om volledig zonder papier te werken. In dat kader ontstond de behoefte om de resterende fysieke dossiers van de inkoopafdeling te digitaliseren. Voor deze opdracht werd Karmac ingeschakeld, gespecialiseerd in het omzetten en structureren van papieren archieven naar digitale informatie.
De documenten bestonden uit ordners en hangmappen die noodzakelijk waren voor lopende en toekomstige werkzaamheden. Door deze bestanden digitaal beschikbaar te maken, sluit de informatievoorziening beter aan op het contractbeheersysteem en de werkwijze binnen het nieuwe kantoor van het museum. Het digitalisatieproces omvatte het scannen, indexeren en zorgvuldig verwerken van de documenten, zodat deze eenvoudig terug te vinden zijn.
Om meer inzicht te krijgen in de uitvoering van het traject bezochten medewerkers van het Rijksmuseum de locatie van Karmac in Lelystad. Tijdens dit bezoek werd het proces van documentverwerking toegelicht en kregen zij een beeld van de manier waarop fysieke archieven worden omgezet naar digitale dossiers. Later volgde een tegenbezoek, waarbij medewerkers van Karmac werden ontvangen op het kantoor van het Rijksmuseum. Naast een toelichting op de interne organisatie vond ook een rondleiding door het museum plaats.
De samenwerking laat zien hoe digitalisering van archieven bijdraagt aan een efficiëntere inrichting van administratieve processen.
